複合機とは
今やオフィスに欠かすことができないのが複合機です。
複合機とは、FAX・コピー・スキャン・プリンターなどの機能が
ついたもので、様々な機器が一台になっているのでオフィスで
とても役立ちます。
また、似た機能を持つものにプリンターがありますが、
プリンターはプリント出力が専門となり複合機のように
多くの機能が備わっているわけではないため、オフィスに
よっての主な用途にあったものを選ぶ必要があります。
複合機にも様々な種類があるため、オフィス環境によって選ぶべき機器が変わってきます。
文書の印刷が多くカラー印刷を一切しないといったオフィスではカラー複合機でなくモノクロ複合機で十分です。
同じ種類の複合機でも型番によって例えば、毎分コピー速度36枚の機種／30枚の機種／25枚の機種、といったように性能が変わってきますので、一度に多くの枚数を印刷することが多いというオフィスでは高性能な型番を選んで頂いた方が、業務がスムーズに行えます。
使いやすさ
ぱっと見で操作がわかりやすいシンプルなデザインのタッチパネル式のものが
ほとんどで、スマートフォンやタブレットに近い操作性となっています。
利用頻度の高い基本機能がわかりやすく表示されているのはもちろんですが、
それらに加えて細かい設定や高度な応用機能を利用することもできます。
また、データやFAXの受信等はLEDランプで知らせてくれます。
機種によっては、モバイル機器と連携できるものもあります。
モバイル機器に専用のアプリケーションをインストールし、複合機と
ダイレクト接続してデータ出力、スキャンデータの取り込みが行えます。
コピー・プリント機能
給紙カセットは2段や4段等オフィス環境に応じてオプションを選べるものが多いです。
用紙サイズも幅広く対応しており、封筒やはがきといった小さいサイズのものから、
A3サイズといった大きいサイズのものまで、多様な用紙をサポートします。
また、免許書や名刺など、カードサイズの両面原稿の裏表を簡単な操作で1枚の用紙に
収めてコピーできます。
プリントはパソコンからだけでなく、複合機本体のUSBポートにUSBメモリーを差し込むことによって
保存されているPDFや文書を操作画面に表示し、パソコンがなくてもUSBメモリー内のデータをダイレクトに
印字したり、本体ボックスに保存したりできます。
スキャン機能
片面スキャン、両面スキャンどちらも搭載されているものがほとんどです。
スキャンした原稿は、メールやネットワーク上の共有フォルダ、本体ボックス、USBメモリーなど様々な宛先に送信や保存ができます。
ファイル形式もPDFだけでなくいくつかのものから選べます。
原稿の文字と画像部分を判別し、それぞれに最適な高圧縮処理を施すことでファイルサイズを抑えたコンパクトPDF形式や、2次利用に便利なOffice文書にも変換することができます。