ビジネスホンとは
ビジネスホンとは、複数の外線と内線を共有できる電話機で家庭用電話機とは少し異なります。
主にオフィスで利用されることを想定しているため、保留転送など多くの機能が備わっています。
家庭用電話機は1電話回線に親機と子機のコードレスが最近の主流です。
しかし、家庭より多くの人数がいるオフィスでこれを使用するとなると多くの問題が発生します。
・自分のデスクに電話機があるとは限らないため、電話に出るのが遅くなる
・出た電話が他者宛だった場合、その人に取りに来てもらう必要がある
・会社としての代表番号がひとつしかないため、代表の社長が電話受付係になってしまう。
など、不便なことが多くあります。
このような問題を解決できるのがビジネスホンです。
ビジネスホンの仕組み
ビジネスホンには「主装置」と呼ばれる機器が必要となります。
主装置とは、外線と内線、または内線間をつなぐ小型の交換機のことです。
主装置は少ない回線を多数の内線電話機で共有し、交換切り換えの役割や、電話帳の番号データ等も記憶しますが、サイズによってそれぞれ利用できる外線数や内線数に上限があります。
また、主装置だけでは外線と内線を制御することはできず、「ユニット」と呼ばれる基板を設置しなければなりません。ユニットを組み込むことで、転送・内線・電話番号表示等の機能が利用できるようになります。主装置内部にはCPUをはじめ、電源ユニット、内線ユニット、外線ユニット、他機能ユニットが収容されています。
この主装置と、専用電話機の組み合わせでビジネスホンと呼ばれます。
家庭用電話機と同様に、固定電話機の他にコードレスタイプのものもあります。
ビジネスホンのメリット
・回線を共有するため効率よく電話をかけたり、受けたり、転送することができる。
家庭用電話機ではその電話機まで行っての取次ぎが必要でしたが、転送機能により席を立たずに電話の取次ぎができます。
また、他のオフィスや外出中の社員への転送ができる機能がついた機種やオプションもあります。
・社内で持つ電話番号をまとめられる。
家庭用電話機が1つの回線で1つの番号を使用しているのに対して、ビジネスホンは複数の電話番号を1つの電話機で受け取ることができま
す。
複数の電話番号の入った電話機が、オフィス内に複数あることになるのでかかってきた電話を待たせることが少なくなります。
また、各自持っていた電話番号をまとめる事によって、回線使用料金と通話料金を削減できます。
同じ電話番号に複数の着信があっても、違う電話機で対応することができるので、電話に出れないといった心配もありません。
・社内での通話料金がかからなくなる
内線同士の電話は無料となりますので、フロアが多くあるオフィスではとても便利です。
受けた外線電話は内線を通じての転送ができます。
・信用性の確立
スマートフォン等のモバイル機器の普及により、ネット回線を使用しての連絡が可能となった現代において、固定電話が必要か考えること
もあるかもしれません。
しかし、各種手続きや契約において固定電話の番号がない場合、申し込み自体を断られることもあります。
また、お客様対応が頻繁に必要となる業種においては、フリーダイヤル番号も取得した方が良いとされています。
ネット回線を使用しての通信も便利ですが、企業の信頼性という点で電話は大切になってきます。
ビジネスホンの主な機能
このようにビジネスホンは少し複雑なため、よく考えて選ぶ必要があります。
主に重要となるのが、
・ビジネスホンの台数
・外線数
・必要とする機能
の3点です。
これらを考えてから導入しないと後々困ることがあるかもしれませんので、迷ったらご相談ください。